Ассистент службы корпоративного делопроизводства

Волгоград
Полная занятость
Опыт работы: Нет опыта
Полный день

Стремительно развивающаяся компания, целью которой является поставка и ввод в эксплуатацию  производственного оборудования, приглашает на работу:

  • Амбициозных молодых людей и девушек;
  • Выпускников технических вузов;
  • Возможно, без опыта работы;
  • Желающих быть частью  высокотехнологичной команды профессионалов.

Обязанности:

  • Организация документационного обеспечения деятельности структурных подразделений организации.
  • Формирование справочно-информационного фонда корпоративного секретариата.
  • Прием, регистрация, оперативный поиск, доставка документов, выдача оперативной информации по документам.
  • Контроль правил оформления и сроков исполнения документов.
  • Подготовка аналитических материалов, кратких справок по отчетам.
  • Обеспечение коммуникаций организации (телефоны, электронная почта, корпоративный сайт, прочие системы корреспонденции) с внешней средой.
  • Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты переговоров и совещаний.
  • Подготовка проектов деловых писем и иных документов, направляемых сторонним организациям, проектов ответов авторам писем.
  • Ведение учета и контроль статуса по исполнению поручений директора организации.
  • Обеспечение связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных директором и не требующих непосредственного участия директора.
  • Формирование дел в соответствии с установленной номенклатурой, обеспечение их сохранности, передача в архив в установленные сроки.
  • Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
  • Проверка полноты и качества оформления первичных учетных документов.
  • Формирование скан-копий первичных учетных документов для архивного хранения в электронном виде.
  • Подготовка корреспонденции в адрес контрагентов для обеспечения порядка документооборота, возврата экземпляров документов, оформленных и подписанных со стороны контрагентов.
  • Формирование актов сверки расчетов с контрагентами.
  •  Ведение актуализированного списка документов, которые необходимо дооформить и/или запросить у контрагентов для целей завершения учетной работы в разрезе соответствующих хозяйственных операций.
  • Получение и направление корреспонденции в отделениях Почты России.
  • Получение и направление корреспонденции через операторов экспресс-доставки документов и грузов.
  • Ввод первичных учетных документов и данных в 1С.
  • Выгрузка первичных учетных документов и данных из 1С.
  • Составление аналитических отчетов (по итогам завершения каждого календарного квартала), содержащих рациональные предложения по совершенствованию работы организации в части бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, договорной работы и документооборота.

Требования:

  • навыки работы  с информацией и документами: выбирать, классифицировать и структурировать информацию из различных источников, работать с текстовыми и табличными документами;
  • продвинутые навыки применения в работе различных информационных систем, 
  • навыки администрирования телекоммуникаций, конференц-связи, электронной почты, корпоративного сайта;
  • высокие навыки устных и письменных коммуникаций;
  • 1С, технические требования и методы интеграции программного обеспечения 1С с другими информационными системами;
  • методические и нормативные документы по управлению качеством;
  • знание основ экономики, организации управления, труда и производства;
  • знание основ законодательства об охране окружающей среды;
  • знание основ трудового законодательства, правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Условия:

  • Работа в центре города.
  • Полный рабочий день (возможность частично удаленной работы и гибкого графика).
  • Оформление в строгом соответствии ТК РФ.
Контактная информация
Вакансия изменена: 01.07.2024
Волгоград